16 October, 2018, 10:40

Diese Tipps bringen Ordnung in dein E-Mail-Chaos

E-Mails lenken mich im Arbeitsalltag genauso ab wie Instagram oder Facebook. Sobald eine hereinflattert, öffne ich sie auch schon und sehe nach, was es Neues gibt. Natürlich zulasten meiner Konzentration und auch zu meiner Effizienz. Die gute Nachricht: Fast alle E-Mails können warten. Die Schlechte: Den meisten von uns ist das herzlich egal und wir schauen trotzdem immer direkt hinein. Deshalb haben wir heute ein paar clevere Tipps für euch, wie euer Postfach vom nervigen Zeitfresser zur schnellen Nebensache wird.

1. E-Mail-Zeit blocken

Blockiert euch täglich Zeit im Kalender, die ihr nur zum Lesen und beantworten von Mails nutzt. Je nach Job und Dringlichkeit können das sowohl eine als auch mehrere Stunden sein. Sollte es besonders wichtig sein, wird sich der*die Absender*in sicherlich telefonisch bei euch melden.

Deaktiviert in diesem Zuge auch die E-Mail-Benachrichtigungen auf eurem Smartphone, damit ihr gar nicht erst in Versuchung kommt und bei anderen anfallenden Aufgaben nicht jedes Mal gestört werdet. Für die Nachrichten besonders wichtiger Kolleg*innen oder Kund*innen könnt ihr Ausnahmen hinzufügen und verpasst trotzdem keine wichtige Mail.

2. Rücksicht nehmen

Wir alle sind von der täglichen E-Mail-Flut betroffen, tragen in der Regel aber auch selbst dazu bei. Was können wir tun, um es besser zu machen? Zum Beispiel lernen,  schon in der ersten Mail klare Ansagen machen.

Fasst euch kurz, aber gebt genügend Kontext. Falls ihr nach einem Termin fragt, bietet direkt verfügbare Zeiten an. Überlegt, ob diese*r oder jene*r Empfänger*in wirklich im CC stehen muss. Vermeidet unnötiges Hin und Her und greift im Zweifel lieber schnell zum Hörer. Überlegt vorher, ob ihr die Mail wirklich am Wochenende oder Feiertag abschicken müsst, sodass der*die Empfängerin sie möglicherweise in seiner*ihrer Freizeit liest. Vielleicht kann es ja doch bis Montagmorgen warten …

3. Morgens nicht direkt ins Postfach schauen

Nach dem Aufwachen erst mal E-Mails checken? Keine gute Idee. Mit einer schlechten Nachricht in den Tag zu starten, kann nämlich ein echter Produktivitätskiller sein. Egal, ob ihr im Büro oder Homeoffice arbeitet, gewöhnt euch lieber folgende Routine an: Verbringt die ersten 15 bis 30 Minuten damit, eure Ziele für den Tag aufzuschreiben und einen Zeitplan zu erstellen. Am besten erledigt ihr die schwierigsten oder nervigsten Aufgaben zuerst. Anschließend könnt ihr euch durch den E-Mail-Dschungel kämpfen.

4. Chaos von Vornherein ausschließen

In einigen Fällen sind wir selbst schuld, dass unser Postfach aus allen Nähten platzt. Ein regelmäßiger Check-up hilft, um Ordnung ins Chaos zu bringen. Ignoriert Spam nicht einfach, sondern markiert ihn als solchen, damit er zukünftig nicht mehr im Postfach landet. Meldet euch von unerwünschten Newslettern ab. Verwendet E-Mail-Signaturen oder automatische Textvorlagen für häufig verwendete Antworten. Nutzt die Organisationsfunktionen von Anbietern wie Outlook, Apple Mail oder Google Mail. Bittet andere darum, unnötige E-Mails zu vermeiden.

5. Wirklich abschalten

Sind Privat- und Diensthandy nicht getrennt, neigen wir ständig dazu, geschäftliche E-Mails auch nach Feierabend oder am Wochenende zu lesen (oder gar zu beantworten). Wir brauchen es wohl eigentlich nicht mehr zu sagen, aber trotzdem: Auszeiten sind wichtig und ständige Erreichbarkeit sollte nicht unser Leben bestimmen. Im Gegenteil: Wir sollten selbst kontrollieren, wann wir E-Mails lesen und wann wir ganz bewusst darauf verzichten. Eure Freizeit sollte euch heilig sein, seien es Verabredungen, Familienzeit oder Me-Time. Nur so könnt ihr bei der Arbeit am nächsten Tag voll konzentriert durchstarten.

Noch ein letzter und sehr schöner Tipp, den ich kürzlich gelesen habe: Verbringt täglich fünf Minuten eurer E-Mail-Zeit damit, euch bei einem lieben Menschen zu melden. Zum Beispiel, wenn er Zuspruch braucht oder ihr lange nichts voneinander gehört habt. E-Mails müssen nicht stressig sein, sondern können anderen auch Hoffnung geben oder Aufmerksamkeit schenken. Damit beginnen wir ab sofort!

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