EMAILS ORDNEN

E-Mails lenken mich im Arbeitsalltag genauso ab wie Instagram oder Facebook. Sobald eine hereinflattert, ffne ich sie auch schon und sehe nach, was es Neues gibt. Natrlich zulasten meiner Konzentration und auch zu meiner Effizienz. Die gute Nachricht: Fast alle E-Mails knnen warten. Die Schlechte: Den meisten von uns ist das herzlich egal und wir schauen trotzdem immer direkt hinein. Deshalb haben wir heute ein paar clevere Tipps fr euch, wie euer Postfach vom nervigen Zeitfresser zur schnellen Nebensache wird.

1. E-Mail-Zeit blocken

Blockiert euch tglich Zeit im Kalender, die ihr nur zum Lesen und beantworten von Mails nutzt. Je nach Job und Dringlichkeit knnen das sowohl eine als auch mehrere Stunden sein. Sollte es besonders wichtig sein, wird sich der*die Absender*in sicherlich telefonisch bei euch melden.

Deaktiviert in diesem Zuge auch die E-Mail-Benachrichtigungen auf eurem Smartphone, damit ihr gar nicht erst in Versuchung kommt und bei anderen anfallenden Aufgaben nicht jedes Mal gestrt werdet. Fr die Nachrichten besonders wichtiger Kolleg*innen oder Kund*innen knnt ihr Ausnahmen hinzufgen und verpasst trotzdem keine wichtige Mail.

2. Rcksicht nehmen

Wir alle sind von der tglichen E-Mail-Flut betroffen, tragen in der Regel aber auch selbst dazu bei. Was knnen wir tun, um es besser zu machen? Zum Beispiel lernen,  schon in der ersten Mail klare Ansagen machen.

Fasst euch kurz, aber gebt gengend Kontext. Falls ihr nach einem Termin fragt, bietet direkt verfgbare Zeiten an. berlegt, ob diese*r oder jene*r Empfnger*in wirklich im CC stehen muss. Vermeidet unntiges Hin und Her und greift im Zweifel lieber schnell zum Hrer. berlegt vorher, ob ihr die Mail wirklich am Wochenende oder Feiertag abschicken msst, sodass der*die Empfngerin sie mglicherweise in seiner*ihrer Freizeit liest. Vielleicht kann es ja doch bis Montagmorgen warten

3. Morgens nicht direkt ins Postfach schauen

Nach dem Aufwachen erst mal E-Mails checken? Keine gute Idee. Mit einer schlechten Nachricht in den Tag zu starten, kann nmlich ein echter Produktivittskiller sein. Egal, ob ihr im Bro oder Homeoffice arbeitet, gewhnt euch lieber folgende Routine an: Verbringt die ersten 15 bis 30 Minuten damit, eure Ziele fr den Tag aufzuschreiben und einen Zeitplan zu erstellen. Am besten erledigt ihr die schwierigsten oder nervigsten Aufgaben zuerst. Anschlieend knnt ihr euch durch den E-Mail-Dschungel kmpfen.

4. Chaos von Vornherein ausschlieen

In einigen Fllen sind wir selbst schuld, dass unser Postfach aus allen Nhten platzt. Ein regelmiger Check-up hilft, um Ordnung ins Chaos zu bringen. Ignoriert Spam nicht einfach, sondern markiert ihn als solchen, damit er zuknftig nicht mehr im Postfach landet. Meldet euch von unerwnschten Newslettern ab. Verwendet E-Mail-Signaturen oder automatische Textvorlagen fr hufig verwendete Antworten. Nutzt die Organisationsfunktionen von Anbietern wie Outlook, Apple Mail oder Google Mail. Bittet andere darum, unntige E-Mails zu vermeiden.

5. Wirklich abschalten

Sind Privat- und Diensthandy nicht getrennt, neigen wir stndig dazu, geschftliche E-Mails auch nach Feierabend oder am Wochenende zu lesen (oder gar zu beantworten). Wir brauchen es wohl eigentlich nicht mehr zu sagen, aber trotzdem: Auszeiten sind wichtig und stndige Erreichbarkeit sollte nicht unser Leben bestimmen. Im Gegenteil: Wir sollten selbst kontrollieren, wann wir E-Mails lesen und wann wir ganz bewusst darauf verzichten. Eure Freizeit sollte euch heilig sein, seien es Verabredungen, Familienzeit oder Me-Time. Nur so knnt ihr bei der Arbeit am nchsten Tag voll konzentriert durchstarten.

Noch ein letzter und sehr schner Tipp, den ich krzlich gelesen habe: Verbringt tglich fnf Minuten eurer E-Mail-Zeit damit, euch bei einem lieben Menschen zu melden. Zum Beispiel, wenn er Zuspruch braucht oder ihr lange nichts voneinander gehrt habt. E-Mails mssen nicht stressig sein, sondern knnen anderen auch Hoffnung geben oder Aufmerksamkeit schenken. Damit beginnen wir ab sofort!